Saisie de données les étapes à suivre pour une bonne gestion de données

Saisie de données : les étapes à suivre pour une bonne gestion de données

Si le traitement des données occupe une place importante dans le bon fonctionnement d’une entreprise, il faut également prendre en compte leur qualité. Il s’agit effectivement d’une composante importante pour une stratégie de gestion efficace. Pour ce faire, voici 5 étapes à suivre pour mettre en place une bonne gestion des données pour une entreprise.

Définir ses objectifs

Quel que soit le secteur d’une entreprise, d’énormes quantités de données sont créées ou recueillies chaque jour. Ce qui crée une quantité importante de données à gérer. Malgré cette quantité impressionnante, ce ne sont pas toutes les données qui seront utiles. Même si la quantité de données inutiles ne peut pas être connue à l’avance, le résultat peut être négatif comme positif à la fin.

En tant qu’entrepreneur, vous n’êtes donc pas obligé d’investir beaucoup d’argent pour recueillir une quantité importante de données. De ce fait, il est recommandé de définir vos objectifs concernant la collecte de données pour éviter de trop vous disperser. En identifiant les attentes de votre entreprise, vous pourrez gérer vos informations de manière efficace ou faire appel à un prestataire spécialisé en saisie de données.

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Évaluer sa base de données

Il faut savoir que la collecte de données clients fait partie des tâches les plus importantes pour une entreprise. Elle permet effectivement de recueillir les informations nécessaires concernant la clientèle cible de votre entreprise. La qualification des fiches clients est l’une des missions que vous pourrez confier à des agents spécialement dédiés ou à un prestataire expérimenté dans le domaine.

Certaines actions marketing comme l’inscription aux newsletters ou la participation à des jeux-concours permettent aussi de prélever des renseignements pour enrichir la base de données client. Une fois votre base de données établie, vous pourrez procéder à son évaluation et vous assurer que les données recueillies correspondent au profil cible de l’entreprise. De plus, cette étape permet de faire une estimation de la quantité de travail à réaliser pour assurer la gestion des données.

Normaliser la saisie de données

D’une manière générale, les données récupérées viennent de diverses sources comme des systèmes et sous des formats différents. Cela rend donc difficile la possibilité de mettre la main sur des versions uniques. Pour y remédier, vous devrez procéder à la normalisation de tous les formats et de toutes les exigences de saisie des données. Ainsi, vous vous assurerez que les formats soient cohérents, mais aussi que les champs soient complets.

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Pour ce faire, il faut créer une cohérence concernant la saisie des données dans vos systèmes. Vous pouvez par exemple utiliser des listes de sélection normalisées sur vos formulaires d’enregistrement. Cela vous permettra de vous assurer que les données sont correctement formatées en entrant dans votre système de commercialisation. Il y a également les routines automatiques d’enrichissement de données qui permettent de concentrer vos questions d’enregistrements sur les besoins et les préférences des acheteurs.

Enrichir ses données

Il faut savoir que les adresses postales inexactes, les courriels non livrables et les numéros de téléphone déconnectés peuvent avoir un impact sur la performance générale de vos campagnes marketing. Ils peuvent aussi gaspiller une quantité considérable de ressources marketing.

Pour éviter cela, vous devrez supprimer les contacts qui ne correspondent pas à votre clientèle cible ou qui n’influencent pas vos ventes. Pensez aussi à corriger les enregistrements erronés ou défectueux avec des données de haute qualité. Rassurez-vous, car il s’agit d’une étape facile à effectuer. Néanmoins, vous pouvez toujours faire appel à un prestataire de gestion de données.

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Mettre régulièrement à jour les données

Pour assurer la gestion des données de votre entreprise, vous devez faire une mise à jour permanente. En effet, des enregistrements qui sont laissés sans surveillance peuvent rapidement se détériorer et devenir inexacts. Afin d’éviter ces erreurs, vous devez mettre en place un programme de mise à jour régulière. Sinon, vous pouvez toujours confier le traitement de votre base de données à une entreprise tierce.

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